Habrás oído hablar de los requisitos de vacunación COVID-19 para los empleados del sector sanitario y las autoridades federales. Ahora la OSHA (Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo) está aplicando una Norma Temporal de Emergencia (NTE) para el sector privado. El futuro de la norma se encuentra en el limbo tras una suspensión emitida y confirmada por el Tribunal de Apelación del Quinto Circuito de EE. UU., que estipula que la OSHA no puede aplicar ni hacer cumplir la norma hasta que decida lo contrario.
Mientras tanto, The National Law Review aconseja a los empresarios que sigan preparándose "en caso de que se confirme la norma o se levante la suspensión del Quinto Circuito". Pero, ¿por qué resulta tan polémica esta norma? Para proteger mejor a los empleados y reducir el número de infecciones y la transmisibilidad global del COVID-19, unos 84 millones de empleados deberían vacunarse antes de ir a trabajar.
Para ti, como empresario, esto significa toda una nueva serie de datos que deberás recopilar, gestionar y almacenar de forma segura mientras dure esta NTE. También significa nuevas posibles multas en caso de incumplimiento.
Para más detalles y pruebas complementarias, puede consultar el informe completo aquí pero ten en cuenta que tiene casi 500 páginas. Veamos algunos puntos y acciones clave que te ayudarán a preparar los sistemas y procesos adecuados para proteger tanto a tu personal como tu cuenta de resultados.
La fecha límite propuesta: 4 de enero de 2022
Aspectos básicos:
Las empresas privadas con al menos 100 empleados deben exigir que todos sus empleados se vacunen contra el COVID-19. Los empleados tendrían que estar completamente vacunados antes del 4 de enero, lo que significa que deben empezar ahora, si aún no lo han hecho. No es necesario que conviertas tus instalaciones en un centro de vacunación, pero sí tendrás que dar a los empleados tiempo libre remunerado para vacunarse.
¿Quién está exento?
El requisito de vacunación no se aplica a los trabajadores que:
- Trabajan 100 % de forma remota
- Trabajan exclusivamente en línea
- Tienen problemas de salud, discapacidades y/o afiliaciones religiosas que les impiden recibir la vacuna
Esta NTE sólo se aplica a las grandes empresas. ¿Por qué debería preocuparme si mi empresa tiene menos de 100 empleados?
De momento, la NTE sólo afectará a las empresas con un gran número de empleados, pero esto puede cambiar. La OSHA está estudiando la posibilidad de aplicar una política similar a las empresas con menos de 100 empleados. Así pues, estos requisitos podrían situar muy rápidamente a todo el sector privado en una situación de status quo.
¿Qué pasa si mi empleado se niega a vacunarse?
Para los empleados que opten por no recibir la vacuna, existen dos requisitos adicionales.
- Los empleados no vacunados deben someterse a una prueba COVID cada siete días y comunicar el resultado a la empresa (estos datos los deberás gestionar tú mismo)
- También deben llevar mascarilla en interiores o en el coche si hay otro empleado presente
Cosas a tener en cuenta :
- La fecha límite propuesta para exigir el uso de mascarillas a los empleados no vacunados es anterior al resto del mandato, es decir, el 5 de diciembre de 2021.
- Hay algunas excepciones a la obligación de llevar mascarilla, como cuando el empleado está solo en una habitación completamente cerrada (paredes desde el suelo hasta el techo y puerta cerrada), cuando está comiendo o bebiendo, cuando necesita ser identificado, etc.
- Los empleados son responsables del pago de las pruebas. Esta norma es un incentivo económico para que los empleados opten por la vacunación gratuita en lugar de las pruebas semanales de pago.
¿Qué debo hacer si un empleado da positivo en COVID-19?
Si uno de tus empleados da positivo en COVID-19, debes informarte. Por tu parte, debes prohibir inmediatamente el acceso al lugar de trabajo a cualquier empleado:
- Que haya recibido un resultado positivo
- Que haya sido diagnosticado por un proveedor de atención sanitaria autorizado
En todos los casos, tendrás (seguramente) nuevos datos que gestionar y proteger.
Aunque la NTE permite a las empresas utilizar sus sistemas y procesos existentes para gestionar los datos de vacunación, una cosa está clara: mientras la NTE esté en vigor, debes mantener registros confidenciales de cada empleado, así como todos los registros de vacunación. En otras palabras, debes tratar esta información como cualquier otro registro médico confidencial.
Esto representa un gran volumen de datos que tendrá que recopilar y almacenar de forma segura. Un enfoque manual puede llevar mucho tiempo y dar lugar a errores, lo que también puede repercutir negativamente en la experiencia de los empleados dentro de la empresa. Las circunstancias ya son suficientemente complejas. Por tanto, asegúrate de contar con un enfoque automatizado, cómodo y seguro que ayude a cada empleado y le permita seguir con su trabajo, sea cual sea su elección.
El coste del incumplimiento será elevado, la cuestión es cuánto
Sí, la aplicación de nuevos requisitos lleva tiempo y dinero, pero ignorar la NTE es arriesgarse desde el punto de vista financiero. La multa mínima por una infracción grave es de 13 653 dólares, pero puede ascender a 136 532 dólares para las empresas que incumplan a sabiendas las reglas establecidas en la norma.
Tienes nuestro apoyo.
Por supuesto, todavía no sabemos qué pasará exactamente con la NTE. Pero si se sigue aplicando, tendremos muy poco tiempo para adaptarnos a estas nuevas normas. Sin embargo, hay una buena noticia: nuestra vaccine management solution le permite actualizar un registro seguro con todos los nuevos datos, desde sus sistemas actuales. Es más, podemos ayudarle a animar a sus empleados a que descarguen y actualicen ellos mismos esta información de forma fácil y segura mediante una aplicación móvil y/o un portal de autoservicio.
Todo el proceso está automatizado, por lo que nadie pierde el tiempo en procesos repetitivos o errores evitables. Incluso puedes sincronizar los datos de vacunación y pruebas con las identidades de los empleados para automatizar el acceso físico de los empleados a las instalaciones de la empresa, creando un nivel adicional de seguridad y confidencialidad.
Es posible que tengas que cumplir nuevas normativas, y nosotros podemos ayudarte a conseguirlo más rápidamente, manteniendo al mismo tiempo la seguridad de tu empresa. Pongámonos en contacto para continuar la conversación sobre cómo acelerar el cumplimiento y mejorar tu postura de seguridad con soluciones ciberfísicas.
